Hvordan virker automatisk vedhæftning af bilag?
Storebuddy genererer en faktura-PDF på baggrund af hver enkelt ordre ud fra de data, vi får fra webshopsystemet. Derefter bliver fakturaen automatisk oprettet og vedhæftet hver postering, så du har et bilag/faktura til hver enkelt postering i storebuddy. Posteringerne og de tilhørende bilag bliver derefter automatisk overført via Storebuddy til posteringen i regnskabsprogrammet.
Sådan tilføjer du automatisk vedhæftning af bilag i Storebuddy.
Fordele og ulemper ved at bruge automatisk vedhæftning af bilag
Fordele:
Tidsbesparelser: Spar tid ved at lade Storebuddy automatisk lave faktura/bilag ved hver postering. Hvis du skulle lave en manuel faktura for enkelt postering, skulle du bruge væsentlig mere tid frem for at lave dem automatisk.
Mindre risiko for fejl: Når Storebuddy automatisk genererer faktura, tager vi dataen direkte fra dit webshopsystem. Risikoen for fejl er derfor mindre, da det er en automatisk proces.
Autocompliant: Hvis du vælger at benytte dig af vedhæftning af alle bilag til posteringerne, er du autocompliant med at overholde bogføringsloven, da du opbevarer dem i et godkendt regnskabsprogram.
Du kan finde alle fakturaer og kreditnotaer i regnskabsprogrammet, selvom du anvender bogføring med finansbilag
Ulemper:
Man kan ikke anvende samleposteringer fra Storebuddy - læs mere om samleposteringer
Hvad siger Erhversstyrelsen og den nye bogføringslov?
Den nye bogføringslov indeholder en række krav til bl.a. obligatorisk digital opbevaring af bilag til posteringer, i et godkendt regnskabsprogram. Det er derfor ikke længere nok at opbevare bilag på egne servere, eller i mapper på kontoret. Bilagene skal fremover opbevares digitalt i et godkendt regnskabsprogram, eller hos en tredjepart der opfylder de relevante punkter jf. Bekendtgørelse om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer, der ikke er registreret efter bogføringsloven.
Vælger du som virksomhed at benytte dig af en tredjepart til at opbevare bilag/fakturaer, er det dit ansvar at din tredjepartsleverandør lever op til kravene i bekendtgørelsen om krav til "virksomheders digitale bogføringssystemer der ikke er registreret efter bogføringsloven".
Vælger man derimod, at opbevare alle sine bilag i et godkendt regnskabsprogram, er man derimod “auto-compliant” med den nye bogføringslov og specifikt kravet om digital opbevaring af bilag.
Derfor har vi i Storebuddy lanceret vores nye automatiske faktura/bilag funktion. Her går vi i Storebuddy automatisk ind og laver et bilag til hver enkelt postering. Bilagene/fakturaerne bliver automatisk overført til dit regnskabsprogram, således at du overholder den nye bogføringslov.
Skal jeg bruge et godkendt regnskabsprogram?
Den nye bogføringslov kræver, at du som virksomhed benytter dig af et godkendt regnskabsprogram. Her kan du se en liste over godkendte regnskabsprogrammer: Godkendte regnskabsprogrammer.
Regnskabsprogrammerne skal overholde en række krav om digitale bilag. Medmindre man opbevarer sine bilag hos en tredjepart, der efterlever de gældende krav for ikke-godkendte bogføringssystemer, så er det er et krav, at der tilhører bilag til hver enkelt købs og - salgspostering i det godkendte regnskabsprogram. Vi har lanceret automatisk vedhæftning af bilag for at sikre maksimal valgfrihed for vores kunder.
Overholder jeg bogføringsloven, hvis Storebuddy laver bilag for mig?
Ja, den nye funktion med automatisk vedhæftning af bilag er lavet med det formål at overholde bogføringsloven. Vi overholder bogføringsloven, da vi laver et bilag/faktura til hver postering, som indeholder de krav, der er til bilaget/faktura.
Da vi i Storebuddy kun integrerer til godkendte regnskabsprogrammer, bliver dine bilag og posteringer derfor automatisk overført til et godkendt regnskabsprogram. Dermed er du sikker på at overholde den nye bogføringslov, hvis du vælger at benytte dig af vores nye funktion.
Skal jeg benytte mig af den automatiske vedhæftning af bilag funktion?
Nej, du behøver ikke bruge vores automatiske faktura/bilag funktion, hvis du allerede har taget stilling til at vi skal opbevare dine fakturaer og kreditnotaer.
Vi anbefaler dog at bruge denne funktion, hvis du ønsker at kunne tilgå dine fakturaer i regnskabsprogrammet,
Hvordan ser en automatisk genereret faktura ud?
En automatisk genereret faktura i Storebuddy indeholder alle nødvendige oplysninger for at overholde den nye bogføringslov. Fakturaen inkluderer detaljer som køberens navn og adresse, en liste over købte varer eller tjenester, momsspecifikationer, og det samlede beløb. Disse oplysninger hentes automatisk fra de data, der er registreret i dit webshopsystem, så du er sikker på, at alle oplysninger er nøjagtige og opdaterede.
Du har mulighed for at tilpasse dine automatisk genererede fakturaer i Storebuddys faktura indstillinger.
Overholder Storebuddy bekendtgørelsen om krav til virksomheders digitale bogføringssystemer, der ikke er registreret efter bogføringsloven?
Ja, den nye bekendtgørelse har haft indvirkning på alle tredjepartssystemer, herunder Storebuddy, da vi opbevarer bilag for vores kunder. Vi har lavet tilpasninger i vores system ift. sporbarhed og - kontrolspor, brugerstyring, ekstra backups, udsendelse af e-fakturaer og andre punkter relevant for vores system. Disse tilpasninger er lavet for at sørge for at vores kunder er compliant med den nye bogføringslov og vi er med bekendtgørelsen om ikke- registrerede regnskabsprogrammer, så vores kunder er i trygge hænder og har fuld valgfrihed ift. hvor man vil have opbevaret bilagene.
