Det fremgår desværre ikke af betalingsdata i webshop-systemerne, hvilke indløsere,
der er benyttet til de enkelte betalinger og refunderinger.
I stedet fremgår navnet på den benyttede gateway (fx QuickPay, PensoPay eller ePay).
Det giver desværre “problemer” i relation regnskabsloven da den kræver, at det af regnskabet fremgår, hvilke personer eller virksomheder der er tilgodehavender hos.
I og med de fleste webshops i dag gør brug af mere end én indløser (fx både Nets,
mobilePay, Viabill, Vipps, Klarna, PayPal og Clearhaus eller Bambora) – og i flere tilfælde har mange indløsere tilknyttet – overholdes regnskabsloven altså ikke, hvis tilgodehavendet blot bogføres som et samlet tilgodehavende på tværs af flere indløsere. Det skal præciseres i regnskabet, hvor stort tilgodehavendet er hos de enkelte indløsere.
Da gateway’en er broen mellem shop-systemet og indløserne, ved de naturligvis, hvilken indløsere der er benyttet ved de respektive betalinger. Derfor kan vi (Storebuddy) via gateway-integrationer tilgå – og derfor bogføre – tilgodehavenderne specifikt for de enkelte indløsere – og ikke blot i ét samlet tilgodehavende.
Foruden opfyldelsen af det fundamentalte krav i regnskabsloven, gør det ligeledes din og revisors arbejde langt, langt nemmere, da de individuelle tilgodehavender kan afstemmes direkte mod tilgodehavende som din indløser oplyser. Ikke mindst hvis der af den ene eller anden årsag afvigelser, og ét eller flere at tilgodehavende ikke stemmer. Så er det unægteligt svært at finde ud af, hvilkedata der ikke stemmer, hvis de enkelte tilgodehavender er akkumuleret i et samlettilgodehavende på tværs af flere indløsere.
Betalingsdata eksponerer fejl
Men gateway-integrationen har vi data fra to kilder. Det har allerede i den korte tid vi har været beriget af gateway-data vist sig at være en kæmpe fordel. Det er det, fordi vi nu kan detektere uoverensstemmelser mellem webshoppen og
gateway.
Der er typisk tale om uoverensstemmelser, hvor…
- Pengene er hævet, men ordren står som uafsluttet i webshoppen.
- Ordren er godkendt og afsluttet i shoppen, men pengene ikke er hævet.
- Der er fortaget fuld eller delvis kreditering direkte i gateway’en, fordi
ordren var låst i shop-systemet. - Der er sket en fejl i webshop-integrationen hvorfor ordren ikke figurerer
eller er up-to-date i Storebuddy (og er derfor ikke blevet bogført).
“I gamle dage” ville vi – i mangel på bedre – havde stolet på webshop-data, og derfor ville disse uoverensstemmelser mellem, hvad der reelt er foretaget af hævninger og refunderinger og derved den faktisk omsætning.
Når der er fejl i bogføringen af betalinger og refunderinger medfører det differencer mellem det i regnskabet bogførte tilgodehavende og det faktiske tilgodehavende – og det er selvsagt kritisk. Ikke mindst fordi disse fejl sker i langt højere grad end man skulle tro.
Disse fejl kan vi nu eliminere, da vi, via gateway-data, kan advisere dig som brugere om, at der er en uoverensstemmelse, som skal håndteres.
Derved opnås store besparelser i form at sparet oprydningsarbejde, når det manuelt skal opklares, hvorfor de bogførte tilgodehavender ikke stemmer overens med de tilgodehavender, som indløserne oplyser.
Derudover er det naturligvis penge direkte på bundlinien, når du automatisk bliver gjort opmærksom på, at du har sendt varer til kunder, som du af den ene eller anden årsag mangler at hæve penge for (: