Denne artikel er én ud af flere artikler om et workflow, der bør skrottes, hvis du bogfører for en webshop. Selvom der er tale om forenklede nemme processer, er de ofte forkerte og derudover kan dårlige arbejdsprocesser være med til at koste dig penge, ekstra tid, og sure erfaringer i det lange løb.
Men hvad går metoden så ud på? Og hvorfor skal den skrottes?
Mange der ikke bruger en integration mellem webshoppen og regnskabsprogrammet har en tendens til at simplificere bogføringen. Det gør de og/eller bogholderen ved at bogføre omsætning ud fra de indbetalinger der kommer ind i banken. Dernæst bogfører de dem direkte ind i regnskabet som omsætning, den dag pengene indbetales.
Så et eksempel er at:
Virker nemt og praktisk. Men er det fremgangsmåden, så kommer bogholderiet aldrig rigtigt til at stemme. Udover, at bogholderiet ikke stemmer, så har det også følgende konsekvenser
1. Moms og omsætning er forkert
Lad os sige du sælger varer for 800 kroner - dertil kommer der moms oveni. Altså er det totale ordrebeløb 1.000 kroner. Din reelle omsætning er dermed 800 kroner og salgsmoms er 200 kroner. Men du får nu udbetalt 975 kroner til din bank fra din indløser, da de har afløftet transaktionsgebyrerne inden de udbetaler til dig. Dermed bliver regnestykket således:
Ordrebeløb: 1.000
Indbetaling på bank: 975
For at finde omsætningen: 975 * 0,8 = 780
For at finde momsbeløbet: 975 * 0,2 = 195
Total = 975
Men var det bogført korrekt, så skulle regnestykket have været anderledes:
For at finde omsætningen: 1.000 * 0,8 = 800
For at finde momsbeløbet: 1.000 * 0,2 = 200
Total = 200
Som det fremgår af eksemplet, så er omsætningen - og dermed også din moms for lav. Derudover er din omsætning og moms potentielt bogført i en forkert periode. I værste fald kan det ende med en efterregning - og bliver der konstateret for store uoverensstemmelser i dit bogholderi, hvis SKAT kommer på besøg - så kan det også betyde “tvungen revision” de næste to år. Det kan være meget dyrt, at få en revisor til at revidere et regnskab. Især som nystartet, hvor man måske ikke har så mange penge.
2. Du finder måske ikke ud af om der er glemt at hæve penge for en ordre
I tilfældet hvor man kun har en ordre, så er det nok nemt at overskue om man har fået én indbetaling på banken. Men hvad så hvis en indbetaling på banken fra din indløser dækker over 10 ordre? 100 ordre? 500 ordre i løbet af en måned?
Hvis man ikke bogfører hver ordre og betaling individuelt, så vil man ikke nødvendigvis opdage, at der mangler at blive hævet penge for en ordre. Du snyder derfor dig selv for penge, da det måske er for sent at hæve pengene når du endelig opdager det.
3. Du kan ikke se hvad du har til gode hos din indløser
Hvis du ikke bogfører dine ordrer når de er afsendt og der er hævet penge for dem, men først når du får pengene ind på banken, så vil pengene heller ikke stå “til gode” i din balance. Man mister altså en smule af overblikket.
Faktisk skal det fremgå som et tilgodehavende indtil du får udbetalt pengene fra din indløser.
Eksempel:
Men hvor var pengene i dit regnskab fra d. 23-30 oktober?
De var der ikke, for der er ikke blevet bogført noget et salg eller tilgodehavende før pengene gik ind på banken. Du mister dermed en del af overblikket over din egen forretning i regnskabsprogrammet, samt overblik over hvor mange penge, du har på vej ind i banken. Selvom du måske monitorerer det hos din indløser, så kan hverken din revisor eller bogholder se det i regnskabsprogrammet. Og det går heller ikke.
Det dur i øvrigt heller ikke at bogføre betalingerne af dine ordrer direkte ind på banken så snart de oprettes i webshoppen. Det har vi skrevet en helt separat guide om her.
4. Du bogfører forkert moms, hvis du sælger med forskellige momssatser i webshoppen
På et tidspunkt kan det være at du begynder at sælge til udlandet. Der er regler man specielt skal være opmærksom på, såfremt man sælger til privatpersoner i EU - også kaldet “One-Stop-Shop”-ordningen. Læs eventuelt mere her.
I andet halvår af 2021 blev MOSS (Mini One-stop shop) ordningen implementeret. Ordningen betød, at alle der sælger til privatpersoner indenfor EU skal opkræve lokal moms på deres varesalg, såfremt man indenfor et kalenderår, sælger for mere end 10.000 EUR til privatpersoner indenfor EU. Bemærk også at du kan indtræde frivilligt i ordningen og dermed have bedre konkurrencevilkår, når du sælger til lavmomsland, som eksempelvis tyskland.
Man husker måske at sætte det op i webshoppen så f.eks. tyske kunder ser prisen med 19% moms. Dog er det ikke alle der husker at sige det til deres bogholder, når de laver ændringer i momsen i webshoppen.
Og hvis man selv ordner bogholderiet og kun bogfører ud fra banken, så er det ikke sikkert at man tænker over at få fordelt momsen korrekt når pengene kommer ind i banken. Du betaler dermed for meget i moms og får det indberettet det forkert.
Eksempel:
En webshop omsætter for 1 million om måneden, 65% af deres salg sker til Tyskland.
Hvis disse penge bogføres direkte fra banken ind på omsætningen uden at man har taget stilling til hvor meget af det der er omsætning til tyskland og omsætning til Danmark, så snyder man sig selv for en del penge.
Men hvis 65% af omsætningen går til Tyskland så vil det korrekte regnestykke være 123.500 (Tysk moms) + 87.500 (Dansk moms) = 211.000
Altså snyder selskabet sig for 250.000 - 211.000 = DKK 39.000 pr måned, som bliver op mod 468.000 på et år.
| Forkert |
Total Omsætning |
Momssats |
Inkl. moms |
Momsbeløb |
| Salg bogført med dansk moms |
1.000.000 |
0,25 |
1.250.000 |
250.000 |
| Total |
1.000.000 |
1.250.000 |
250.000 |
|
| Korrekt |
||||
| Danmark |
350.000 |
0,25 |
437.500 |
87.500 |
| Tyskland |
650.000 |
0,19 |
773.500 |
123.500 |
| Total |
1.000.000 |
1.211.000 |
211.000 |
|
| Tab |
39.000 |
Penge der mangler til markedsføring, ekstra medarbejdere, og indkøb af varelager.
Bemærk: Forhold omkring manglende eller forkert indberetning af moms kan være et forhold, der fremhæves af revisor i din årsrapport. Er dette tilfældet, så kan det gå udover din kreditvurdering og dermed adgang til kapital.
Ændrer du dine momssatser i webshoppen skal du også huske at tilmelde dig MOSS ordningen - du kan tilmelde dig her
5. Manglende kontrol og - transaktionsspor
En indbetaling på banken kan dække over 1 eller flere tusinde ordre. Når vi har spurgt SKAT, så har deres generelle holdning været at ordre skal bogføres enkeltvis. Tager man chancen og samler flere registreringer i én, så skal man bare være opmærksom på bogføringsloven som beskriver, at de skal “kunne opløses i de registreringer, hvoraf disse er sammensat, jf. § 27 i regnskabsbekendtgørelsen.”
Det kan gøre det problematisk senere hen, hvis SKAT kommer på besøg og du skal til at redegøre for, præcis hvilke ordre det er du har modtaget betaling for… for hver enkel indbetaling du har modtaget… i løbet af de sidste 5 år. Så er det bedre, at få bogført ordrerne enkeltvis fra start af, eller vælge en integration, der kan hjælpe dig med at holde styr på det for dig.
6. Gebyrer overses
Som det ses i pkt. 1, så er der slet ikke taget højde for de gebyrer der betales til indløseren. For når man bare bogfører indbetalingen på banken, så er gebyrbeløbet allerede modregnet af indløseren. Du går dermed glip af at følge med i hvor meget du betaler i gebyrer løbende.
Efterhånden som du vokser, så vil du sikkert gerne forsøge at genforhandle dine gebyrsatser. Til den tid ville det være rart, at du havde det udspecificeret i dit regnskab.
Afsluttende bemærkninger
Storebuddy hjælper med automatisk bogføring af dine ordrer, din retur, dine tilgodehavende og moms korrekt. Så slipper du for grimme overraskelser senere hen og beholder overblikket over tallene.
Tag fat i os for en snak om hvad vi kan gøre for dig på kontakt@Storebuddy.dk, eller book et møde.