Regler for fakturering når man driver webshop 🛒

Vi bliver ofte spurgt om diverse ting i forbindelse med, hvad man må og ikke må når det kommer til fakturering via en webshop. F.eks. Hvad det er påkrævet at man sender em faktura til sine kunde ved et salg, om man gerne må anvende flere fakturanummerserier.

Det hænder ofte fordi vores kunder har fået at vide fra deres bogholder, at ordrenummeret og fakturanummeret skal være det samme. Derudover får de også ofte at vide, at der kun må være én nummerserie og at denne serie skal være fortløbende. Det præsenterer imidlertid nogle problemer, da det ikke kan lade sig gøre når man driver webshop. Det er fordi:

• Der oprettes tit ordre i en webshop, der anulleres, hvilket skaber “huller” i ordreserien.
• Ordren afsluttes ikke nødvendigvis i den rækkefølge de oprettes i, i webshoppen. Og når en faktura bogføres i regnskabsprogrammet, så tages det næste ledige nummer i nummerserien, som webshoppen derfor ikke kan bruge.
• Ofte opretter folk også fakturaer direkte inde i regnskabsprogrammet, hvis de fakturerer B2B kunder ved siden af. Det optager også næste nummer i rækken.

Ovenstående problemer gør jo, at man ikke nødvendigvis kan sørge for at ordrenummer/fakturanummer er det samme, og at der ikke opstår huller i nummerserien. Nogen går desværre og har lidt ondt i maven over, at de ikke overholder reglerne. Men hvad siger reglerne egentlig?

●      SKAL jeg altid sende en faktura, hvis en virksomhed beder mig om det?

●      Må jeg kun have en nummerserie? Kan man nøjes med at sende en ordrebekræftelse til sin kunde?

●      Er det ok at der er “huller” i min nummerserie i webshoppen?

●      Hvorfor er der krav om fortløbende nummerering?

Jeg tog i byen for at tale med Søren Engers Pedersen, Momsdirektør i Baker TIlly for at få en faglig snak om problemstillingerne og svar på spørgsmålene.

Spørgsmål 1: Kan man lovligt gøre brug af flere fakturanummerserier. F.eks. hvis man fakturerer manuelt via regnskabsprogrammet og automatisk via webshoppen? Således, at de to systemer har to forskellige nummerserier?

Svar: Ja, der er ikke noget til hinder for at en virksomhed gør brug af flere fakturanummerserier. Dette følger af Momsbekendtgørelsens § 57. Der er ikke krav om, at det skal oplyses eller at der skal være en særlig begrundelse for det. Det må man godt.

Spørgsmål 2. Vi har hele tiden antaget, at det er for sporbarhedens skyld, at der er et krav om fortløbende nummerering. Er det korrekt? ****

Svar: Ja, inden for den enkelte fakturanummerserie er det et krav, at der sker løbende nummerering. Det følger af samme bestemmelse i bekendtgørelsen. Og det er for sporbarhedens skyld.

Spørgsmål 3. kan ordrenummeret, så betragtes som fakturanummeret, når man ikke lave en “rigtig” faktura? Og kan en ordrebekræftelse eller en “forenklet faktura” jf. § 64 i momsbekendtgørelsen træde i stedet for en faktura ved salg fra webshop - ligesom butikker jo bare udsteder kassebonner?

Svar: Hvis en ordrebekræftelse opfylder de krav, som gælder vedrørende udstedelse af en forenklet faktura/kassebon, kan fakturanummeret udgøres af ordrenummeret. Det vil være en afgørende forudsætning, at der kan redegøres for spring i fakturanummerserien i tilfælde af en annulleret ordre mv.

Spørgsmål 4. - Det er vores overbevisning, eftersom det altid vil være muligt at fremsøge annullerede ordre i webshoppen, at nummerserien stadig betragtes som fortløbende, selvom nogle af ordrenumrene bliver annulleret. Er du enig i at det er tilfældet?

Ja. Så længe der er en god grund til at der er spring i serien, og at disse kan dokumentere på tilfredsstillende vis, så er det fint.

Spørgsmål 5: Nu til noget andet. Nogle af vores kunder oplever, at virksomheder presser dem til at sende en rigtig faktura med henvisning til momsbekendtgørelsen - i stedet for den ordrebekræftelse, der blev afsendt automatisk. Vi har læst momsbekendtgørelsen igennem og tolker følgende (§ 57 6, stk 2), som om, at man ikke nødvendigvis behøver at sende en faktura:

"Stk. 2. Registrerede virksomheder, hvis afsætning sker udelukkende eller overvejende til private forbrugere, skal udstede en forenklet faktura med de i stk. 1 nævnte oplysninger. En registreret køber kan anmode om en faktura i henhold til § 57. Registrerede virksomheder, hvis afsætning overvejende sker til afgiftspligtige personer, kan dog til private aftagere udstede forenklede fakturaer, jf. dog stk. 5 og 6."

Vi hæfter os især ved formuleringen "En registreret køber kan anmode om en faktura*" *****Betyder det efter din bedst overbevisning, at anmoderen SKAL have en, eller at de kan anmode om det, som det står formuleret?

Svar: Det er en tilbagevendende diskussion, som man også har indenfor energiafgifter, hvor en virksomhed KAN ANMODE om en specifikation af indeholdte afgifter. Skattestyrelsen hælder mest til, at virksomheden har et krav på at få faktura/specifikation, men der er IKKE afgørelser eller andre tolkningsbidrag, som nærmere omtaler det. Jeg har selv den holdning, at man kan nægte en køber en faktura, når det er formuleret som en ”kan-bestemmelse”. Ellers havde man vel skrevet ”skal” i lovteksten.

Spørgsmål 5.1: Er det stadig din opfattelse at en virksomhed kun kan anmode om en faktura, hvis den er over 3.000 kroner? Så vidt jeg tolker teksten i indledningen til § 64, så gælder undtagelsen kun, hvis salget er under 3.000 kroner. Og dermed så skal man kunne sende en faktura til kunden, såfremt man har en ordre på +3.000 kroner, også selvom man overvejende sælger til private?

”§ 64. En virksomhed kan over den enkelte leverance udstede en forenklet faktura med et indhold efter 2. pkt., hvis virksomheden i det enkelte tilfælde leverer varer eller ydelser for højst 3.000 kr."

Svar: Der er ingen tolkningsbidrag vedrørende grænsen på 3.000 kr., men jeg er enig i din udlægning. Det giver bedst mening.

Spørgsmål 6: Så i det tilfælde hvor en virksomhed beskriver på deres hjemmeside, i handelsbetingelserne, eller på ordrebekræftelsen, at webshoppen sælger overvejende sker til private - Er de da din opfattelse, at sælger kan nægte at sende en faktura og i stedet fremsende en forenklet faktura?

Svar: Ja, jf. ovenstående.

Spørgsmål 7: Af ren principiel karakter - bør en butik på nettet ikke høre under de samme regler som en fysisk butik mht. Salgsregistreringssystemer og kunne nøjes med forenklet faktura til kunderne?

"Stk. 3. Registrerede virksomheder som nævnt i stk. 2 kan benytte salgsregistreringssystemer, for eksempel kasseapparat, og udlevere en kassebon med de i stk. 1 nævnte oplysninger, med undtagelse af fortløbende nummer. Endvidere kan de vælge mellem at anføre den registrerede virksomheds navn eller dens registreringsnummer."

Svar: Jo, jeg er helt enig heri.

Spørgsmål 8: Burde man så ikke have det eksplicit beskrevet i momsbekendtgørelsen, på skats hjemmeside, eller i et bindende svar fra SKAT, så små erhvervsdrivende ikke føler de trasker rundt i en gråzone?

Svar: Jo, det ville være en rigtig god ide, hvis Skattestyrelsen udarbejdede vejledningsmateriale på området (en ændring af momsbekendtgørelsen er næppe nødvendig). Men det er en større opgave, og næppe deres første prioritet lige nu.