Daglige samleposteringer

Hvad er daglige samleposteringer?

Daglige samleposteringer er en metode, hvor flere individuelle bilag eller transaktioner grupperes eller slås sammen til en enkelt postering i regnskabsprogrammet. 

Formålet med dette er at reducere antallet af posteringer i regnskabet og gøre det mere overskueligt, især når der er mange lignende transaktioner.

Eksempel:

Et salg er typisk 3 posteringer, da salget rammer 3 konti. Omsætningskontoen, konto for salgsmoms og en tilgodehavende konto.  Har du 10 salg om dagen af samme type, så vil det være 30 posteringer. Med samleposteringer bliver beløbene opsummeret og bogført på samme konto. D.v.s., at du stadig kan have 10 salg, men ved brug af samleposteringer vil der kun lægges 3 posteringer i regnskabet.

Samleposteringer bruges ofte til at reducere posteringsantallet for at forenkle regnskabsprocessen og gøre det lettere at analysere og forstå data, da overblikket forbedres. Det er især nyttigt, når der er mange lignende transaktioner, der kan grupperes i samme kategori eller lignende konto. Ved at samle disse transaktioner kan man reducere mængden af ​​data, der skal håndteres og samtidig bevare nøjagtigheden og pålideligheden af regnskaberne, hvis man har det korrekte grundlag for posteringerne.

Det er vigtigt at sikre, at samleposteringer udføres korrekt og i overensstemmelse med gældende regnskabsstandarder og lovgivning. Dette indebærer normalt at have tilstrækkelige dokumenter og oplysninger til at retfærdiggøre den samlede postering og kunne redegøre for de individuelle transaktioner, der er inkluderet i den samlede postering, hvis det er nødvendigt.

Fordele ved samleposteringer

Forenkling af regnskabsprocessen: En af de primære fordele ved benytte samleposteringer er, at den forenkler regnskabsprocessen betydeligt. I stedet for at registrere hver enkelt transaktion som en separat postering i regnskabet, kan flere lignende transaktioner samles og registreres som en enkelt postering. Dette reducerer antallet af poster, som en regnskabsafdeling skal administrere og spore.

• Tidsbesparelser:  Samleposteringer kan spare tid, da det kræver mindre tid og indsats at håndtere en enkelt postering i forhold til mange individuelle poster. Dette giver regnskabsfolk mere tid til andre opgaver, såsom analyser og rapportering.
  
  
• Øget overskuelighed: Ved at samle lignende transaktioner i en enkelt postering bliver regnskabet mere overskueligt. Dette gør det lettere for brugere af regnskabet, såsom ledelsen og revisorer at forstå og analysere de økonomiske data.
  
  
• Reduceret risiko for fejl: Når flere transaktioner grupperes v.h.a. samleposteringer, er der mindre risiko for at lave fejl eller overse noget i regnskabet. Dette bidrager til nøjagtigheden og pålideligheden af regnskabsdata.

• Bedre rapportering: Samleposteringer kan hjælpe med at generere mere meningsfulde finansielle rapporter da de data, der præsenteres er mere aggregerede og lettere at forstå.
  
  

Fordelene ved samleposteringer kan være det samme som ulemperne. Når man laver samleposteringer af posteringer, kan det således give anledning til følgende ulemper:

• Manglende detaljer i regnskabsprogrammet: En af de primære ulemper ved samleposteringer er, at regnskabsprogrammet ikke længere indeholder de detaljerede oplysninger om individuelle transaktioner. Hvis der opstår behov for at foretage en detaljeret analyse eller revision af specifikke transaktioner, skal man vide, hvor man kan finde dem. Detaljerne skal så findes i det eksterne system, der indeholder datagrundlaget. Det vil dog altid være muligt at finde detaljerne i Storebuddy.
  
  
• Tab af transparens: Ved at samle flere transaktioner i en enkelt postering kan der være tab af transparens i regnskabet. Dette kan gøre det vanskeligt at få et fuldstændigt billede af virksomhedens økonomiske aktiviteter og forstå, hvordan individuelle transaktioner bidrager til virksomhedens samlede resultater. Storebuddy laver rapporter med de enkelte samleposteringer, der vil gøre det muligt at følge med i de enkelte transaktioner.
  
  
• Sværere revision: Samleposteringer kan gøre det mere tidskrævende for revisorer eller virksomhedsejeren at verificere sine regnskabsdata og sikre, at de stemmer overens med virkeligheden. Hvis der ikke er tilstrækkelig dokumentation eller sporbarhed, kan det være vanskeligt at verificere nøjagtigheden af de samlede posteringer. Storebuddy vil dog sikre den fornødne sporbarhed via rapporter i Storebuddy og ID’er i bogføringsteksten i regnskabsprogrammet, det kan spores tilbage til transaktionen i Storebuddy.
  
  
• Potentielle lovmæssige konsekvenser: Hvis samleposteringer ikke sker i overensstemmelse med regnskabsstandarder eller lovgivning, kan der være potentielle lovmæssige konsekvenser, herunder bøder, påbud om revision eller omlægning af bogholderiets procedurer eller andre sanktioner.

For at minimere disse ulemper er det vigtigt at have klare retningslinjer og procedurer for samleposteringer, samt at sikre, at der er tilstrækkelig dokumentation og sporbarhed for alle transaktioner, der er inkluderet i samleposteringerne. Det anbefales også at konsultere revisorer eller regnskabseksperter for at sikre, at samlefakturering udføres i overensstemmelse med den bedste praksis og gældende regler. Sørg for at opdatér dine bogføringsprocedurer, såfremt du ønsker at ændre bogføringspraksis.

Men kan så overhovedet bruge Storebuddy til at lave samleposteringer?

Ja. Storebuddy sørger for at påføre et “samleposterings-ID” i bogføringsteksten i e-conomic, så der kan dykkes ned i de samleposteringer der foretages i regnskabsprogrammet. Sådan sikrer vi, at revisor har det transaktionsspor, der er behov for. Webshopejeren vil også kunne nedbryde de enkelte samleposteringer og kan til enhver tid dykke ned i de posteringer, der ligger til grund for en overførsel inde i Storebuddy baseret på ID’et. Derudover genererer og opbevarer vi altid de relevante bilag i Storebuddy.

Overholder det reglerne om digital bogføring fra den nye bogføringslov?

Storebuddy har foretaget ændringer i systemet, så vi sørger for at vores kunder overholder loven om digital bogføring og opbevaring af bilag. Det forventes, at der kommer yderligere opdateringer til lovgivningen, der vedrører samleposteringer og opbevaring af bilag inden for kort tid. Disse opdateringer forventes at blive uddybet, når bekendtgørelsen om ikke-registrerede regnskabsprogrammer er færdigudarbejdet. Bekendtgørelsen kommer til at have betydning for alle tredjepartssystemer (som f.eks Storebuddy), som opbevarer bilag for sin kunde. Vi er i kontakt med erhvervsstyrelsen herom, så vi er sikre på at være på forkant med alle de kommende krav.

Bogføringsmetoder, der ikke forventes at komme til at overholde den nye bogføringslov efter vedtagelse af bekendtgørelse om ikke-registrerede regnskabssystemer

I denne artikel diskuterede vi fordele og ulemper ved at bogføre baseret på de transaktioner vi har i Storebuddy. I den forbindelse vil vi gerne gøre opmærksom på følgende: Får man overført både transaktioner og bilag til et godkendt regnskabsprogram, så overholder man automatisk den nye bogføringslov. Anvender man samleposteringer og opbevarer sine salgsfakturaer hos Storebuddy, så bliver virksomheden ansvarlig for at Storebuddy overholder bestemmelserne i bekendtgørelsen om ikke-registrerede regnskabsprogrammer. Som nævnt i ovenstående, så er vi i kontakt med erhvervsstyrelsen, så vi er sikre på at holde vores kunder compliant med al relevant lovgivning.

Vi anbefaler ikke, at man laver samleposteringer på baggrund af webshoppens egne salgsrapporter, da disse viser, hvornår en ordre er oprettet, ikke hvornår de er realiseret. Det vil sige, at man får forkert periodisering og dermed medtager moms i forkerte perioder. Rapporterne kan også indeholde ordrer, der aldrig er blevet afsluttet, er annulleret, eller salg af gavekort, der ikke må indregnes som omsætning på tidspunktet hvor ordren er oprettet.

Vi anbefaler ikke at man laver samleposteringer af salg baseret på de indbetalinger man modtager på banken fra sin indløser. Moms og omsætning bliver forkert, hvis man ikke har styr på gebyrerne. Har du en “rolling reserve”, så bliver den højst sandsynligt ikke bogført. Du finder ikke ud af, om du har glemt at hæve for en ordre. Du har ikke et tilgodehavende i dit regnskab, som du bør. Sælger du med flere momssatser, så bliver momsen forkert. Du vil mangle transaktionsspor, da det ikke altid er muligt at spore en transaktion i indløsernes rapporter tilbage til den ordre det vedrører. Der er også samtidig chance for, at du overser betalingsgebyrer. Det har vi tidligere skrevet et blogindlæg om her.

Men hvad koster det så?

Det samme som du betaler i forvejen 😀