Ordre og betalinger skal IKKE bogføres direkte på banken

Det er vigtigt ikke at falde i nogen af de bogføringsfælder, som man som ny webshopejer kan falde i, fordi det virker mere enkelt. Selvom det virker simpelt, så kan de forkerte valg sørge for, at du mister overblikket, og i sidste ende, koste dig mange penge i oprydning.

F.eks. kan nogen godt lide at bogføre alle ordrer/kreditkortbetalinger direkte på banken, i stedet for på en tilgodehavende konto. Det kommer til at give nogle problemer senere hen, som kan være uhensigtsmæssige, da det er ikke et workflow, der er særlig skalérbart og har nogle indbyggede problemer.

En tilgodehavende konto er en konto i dit regnskab, som repræsenterer hvor meget du venter på at få udbetalt fra din indløser. Når du hæver pengene for en ordre, så kan der gå alt mellem 1 dag til en måned indtil til du får pengene udbetalt. Afhængig af hvilke indløser du bruger.

Hvorfor anbefales det ikke, at ordrer/kreditkortbetalinger bogføres direkte på banken?

Der er flere grunde til, at kortbetalinger skal bogføres på en tilgodehavende konto fremfor på banken:

1. Da du ikke modtager pengene på banken samme dag, som du hæver pengene for ordre, så skal de penge stå som et tilgodehavende i regnskabet. Revisor skal have et beløb at afstemme i slutningen af året eller ved momstid, hvis dine kunder betaler med kreditkort. Ellers kommer du højst sandsynligt til at betale ekstra for afstemning fordi de skal bruge længere tid på at opgøre tilgodehavendet og derefter rette det til.
2. De fleste indløsere udbetaler ikke betalingerne enkeltvis. De puljer i stedet betalingerne. Hvis du eksempelvis har 5 salg á 100 kr gennem en periode, så udbetaler indløseren ikke 5 x 100 kr til dig. De udbetaler i stedet 500 kr (minus et gebyr). Dermed skal du nu til at finde ud af hvilke af de 10 bevægelser på banken der udgør den samlede indbetaling fra indløsere.
3. De fleste indløsere (Nets-Dankort undtaget) opkræver desuden automatisk betalingen for deres service i form af et %-gebyr pr. transaktion. Så hvor der i ovenstående tilfælde blev udbetalt 500 kr, så vil der typisk være fratrukket et gebyr, således indløseren eksempelvis udbetaler 483.20 kr. Men hvis du har bogført ordrerne direkte ind på banken, så har du nu bogført 500 kroner ind på banken og skal dernæst bogføre gebyrerne manuelt væk fra banken. Ellers stemmer banken ikke (revisorens værste mareridt). Og det bliver rigtigt dyrt i sidste ende, hvis revisor eller bogholder skal rydde op på banken for hele året.
4. I og med at pengene ikke modtages samme dag hvor pengene hæves, har din virksomhed reelt et tilgodehavende hos indløseren. Du bør til enhver tid kunne se i dit regnskab, hvor mange penge du har til gode hos din indløser. Det er en fordel at holde styr på dine tilgodehavender, da det bl.a. fortæller noget om hvor mange penge der er på vej ind på banken. Dermed har du bedre styr på hvad du kan forvente at købe ind for, spendere på marketing, eller trække ud i løn.
5. Bogfører du ordrer direkte ind på banken, så kan der også være mellem 1 dag/1måneds forskel på, hvornår du har bogført pengene ind på banken, samt hvornår du rent faktisk har modtaget dem. Det er måske let at holde styr på hvis du har 1 ordre om dagen, men du mister overblikket når du når op på 5+ ordre om dagen. Du har dermed også bogført penge ind på banken, som du ikke har endnu. Du kan derfor ikke bruge saldoen på banken i dit regnskab til noget.

Dit regnskab skal være retvisende når det indberettes til erhvervsstyrelsen og/eller SKAT. Det er ikke sjovt at komme til torskegilde og tingene ikke stemmer - Og det gør regnskabet ikke, hvis du lader kunder betale med kreditkort og ikke har registreret nogen tilgodehavender for salg på kreditkort i dit regnskab.

Storebuddys råd:

• Automatisér bogføringen af dit regnskab vha. en integration til regnskabsprogrammet
• Få en bogholder/controller der kan hjælpe og rådgive
• Søg sparring om bogføring hos andre webshopejere og lær af deres fejl
• Brug vores løsning, der hjælper dig med at bogføre det korrekt

Søger du sparring til hvordan du optimerer dit webshopregnskab, så book et møde med os.